理事会では、日常的なトラブルから、年間の収支まで、様々な事案が話しあわれます。もし理事会が長期間開かれないと、資産の管理や管理や管理費・修繕積立金の未納などの重要事項も、長い間チェックできなくなります。また、住民からクレームが出たときは素早く対応する必要があるので、できれば１か月に１回、年に１０月以上は理事会を開くことが望まれます。開催日の出席者の都合に合わせて「第一日曜日の９時」などと決めておくと、出席者も予定が立てやすくなります。議長が会合の最後に「次回の開催は１５日の午前１０ですが、よろしいですか」などと確認しておくと、日時の思い違いを防げます。理事会開催のために理事を招集するのは、理事会代表である理事長の役目です。又議長も一般的には理事長が務めます。理事長が務めます。理事長が長期間理事会を開かない場合、「標準管理規約」では数人の理事の同意が集まれば、理事長は理事会を開催しなければならないことになっています。又理事会が成り立つには半数以上の理事の出席が必要です。基本的に理事会に出席するのは理事の義務ですが義務ですが、事情があって出席できない場合もあるでしょう。なるべく流会にならず、理事会の仕事がはかどるよう、管理組合の多くは管理規約で組合員の配偶者を代理と認めています。