総会通知書は次の３つから選択できるように作成します。①出席通知書　②議決権行使書　③委任状　の中でも重要なのが、②議決権行使書です。これにより、総会に出席できない組合員も議案に賛成か反対か意思を示すことが可能になります。まずは通知書を配布し、提出期限を待ちましょう。提出期限になったら、今度は未提出住戸への確認です。基本的には、役員が人海戦術で行動します。例えば、総会がある月の日曜日に開催されるとします。まず、総会開催の２週間前に、全区分所有者に総会案内を配布します。１週間前になったら総会通知書の提出状況を確認し、未提出住戸には、総会通知書提出の依頼文を配布してください。掲示板にも依頼文を掲示します。総会直前の金曜日時点になっても未提出の住戸があれば、「明日の朝までに未提出の場合は役員が直接訪問する」と記した依頼文を再配布します。そして、土曜日、役員が一丸となって未提出の住戸を回り、総会通知書を回収します。事前に文面を配布しているため、ほとんどの方は協力してくれます。この活動を総会のたびに行うと、提出しないと訪問されることを嫌って提出するようになり、議決権行使書、委任状を含む出席率を上げることができるのです。