月例で理事会が定例化していないマンションは、全国で４割程度あるといわれています。その原因は管理会社にもあると思います。日程調整や開催の提案は、管理会社にゆだねられているケースがほとんどだからです。理事会は月に一度は開催するのが理想です。小規模なマンションで議題はあまりなくても２カ月に１回程度の開催が望ましいと思います。何も議題が無くても、管理会社からの月次報告の他、区分所有者による様々な要望や問題もありますし、何より理事同士のコミュニケーションを大切にするために定期的に顔を合わせたいところです。事前準備をしっかり行い、時間配分をしながら議事を進める工夫も大切です。例えば、議題や当日配布される参考資料などは、１週間程度前に理事全員に配布します。メールで十分ですが、メールが使えない理事の方には管理室にFAXし、管理員経由でポストインしてもらえばいいと思います。