一般的に設計図書や構造計算書は紙で保管されています。けれども、設計図書という図面は青焼きになっているため、色が変色しやすく、劣化が早いのが特徴です。そもそも重要書類の保管方法に問題のあるマンションが多く、築１０年以内のマンションでも図書の紛失や破損などの問題があとを絶ちません。そこでお勧めしたいのが、図書や構造計算書などの重要書類の電子化です。重要書類をPDFデータにすれば、図面の劣化が防げるとともに、複数の理事でデータを保管することにより、紛失のリスクを未然に防げます。また大規模修繕工事では、必ず見積書が出てきますが、そこには塗装〇ｍ２、防水〇ｍ２など数量が細かく記載されています。実は、この数量だけでも電子化しておくと、次回の大規模修繕工事や、定期点検の時などにとても役に立つのです。できればエクセル表の生データでもらっておくといいでしょう。