担当者はそれぞれ担当の管理組合を持ち、理事長をはじめ、役員の皆さんと打ち合わせをしたり、理事会に出席したりして、管理にかかわる業務をコントロールします。区分所有者の中には管理員が管理会社の担当者だと思っている人が多いのですが、管理員はあくまで現場のスタッフです。管理員はあくまで担当者の指示で動いています。ですから、繰り返しになりますが、管理組合にとって重要なのは担当者です。何かあれば担当差に連絡し、対応してもらうのが基本です。担当者の事務処理能力が低いと、どんどん仕事が遅れ、管理組合からは催促やクレームが増え、ついにはパンクしてしまうことにつながります。事例として、理事会の指示を受け、担当者に文書である業務を依頼しました。ところがいつまでたっても返事がありません。担当者に確認すると「聞いてない」の一点張り。結局は担当者の机の奥から依頼の文書が見つかりました。