「設計図書」「管理規約原本」「長期修繕計画表」など、管理組合にとって大切な書類はたくさんあります。ところがそうした大切な書類が粗末に扱われ、きちんと保管されていない管理組合が少なくありません。理事になったらぜひ、書庫を開けて、書類のファイリング状況をチェックしてみてください。開けるだけで、重要書類がわかりやすくファイリングされているかは、一目瞭然だと思います。その際、特に設計図書などは貸し出し台帳があるか確認しましょう。先日も築３０年のマンションで修繕工事を行うにあたり、「構造計算書を探したけれど、なかなか見つからなくて困った」という事がありました。構造計算書があれば工事は５０万円で済むところが、無ければ５００万円もかかってしまうとあって、管理組合で必死に探したそうです。幸い見つけることができましたが、築年数が経っている経っているマンションでは紛失してしまっていることが少なくありません。