総会での議事録作成は、管理会社に任せている組合が一般的ですが、最終チェックは理事長がしましょう。議事録には、開会から議案の討議、評決、報告など、閉会に至るまでの議事の経過と、決議の結果が記載されます。さらに管理組合総数と、議決権総数、出席組合員数、又、議案ごとの賛成組合員数、議決権数などの記載も不可欠です。話し合いの細かいやり取りをすべて書く必要はなく、要約してあれば構いません。最後に、議長と総会に出席した組合員２名が署名押印します。総会終了後はなるべく早く作成しましょう。理事長には、議事録を保管し、閲覧させる義務があります。「議事録を作成しない」「記載すべき事項を記載しない」「虚偽の記載」といった場合、区分所有法により理事長は罰せられることがあります。理事会の議事録は、総会の議事録に準ずることになります。管理会社に作成を任せる場合もありますが、暑気を担当した理事がメモ、録音、などの記録をとって作成するケースがほとんどです。たとえ、管理会社の担当者に依頼する場合でも、書記担当理事が誤字や脱字、審議内容の記載漏れが無いか？必ず確認します。書きあがった議事録は理事長と出席した理事２名に回覧し、署名押印を依頼するようにしましょう。完成したら、掲示板か回覧によって区分所有者に知らせます。